【読書メモ】プロジェクト・マネジメント

読書するだけでなくて、それをまとめ直す(自分で書き込む)ことを通じて、自分のものに落とし込もうとするこ試み。今回の題材はこれ。『世界一わかりやすいプロジェクト・マネジメント』全部読んでからまとめようとするとすごい時間がかかるし、どんどん欠落していきそうだったので、頭から読んで大事と思ったところを順次書いていく。

プロジェクト成功の12の黄金律

プロジェクトを失敗させようとして始める人はいないけれども、少なくないプロジェクトが失敗をしている。しかしながら、どれもこれもが分析してみると失敗するべくして失敗している。というのがこの本での主張。どのようなプロジェクトも条件や内容は異なるため、一概にはルールを定義できないとはいえ、一般的に12の成功要因(ここでは黄金律と言っている)があるにも関わらず、それらを満たさないままプロジェクトを実施してしまっているケースが多いらしい(この筆者の調べでは)。
では、以下の12の要点を確認してみよう。

  1. 成果物について合意を得る
  2. 最良のチームを育てる
  3. プロジェクト計画書を作り、更新を怠らない
  4. 本当に必要な資源を判断する
  5. 現実的なスケジュールを作る
  6. できる以上のことはやらない
  7. 常に人を大切にする
  8. 正式な支援を取り付け、継続して確認する
  9. 変更を躊躇しない
  10. 現状を周知する
  11. 新しいことに挑戦する
  12. リーダーとなる

1.成果物について合意を得る

プロジェクトに期待されていることが何かをきちんと定義できていなければ、成功はあり得ない。プロジェクトが終わった後に関係者がどのような利益を受けられる状態になっているかを明確にする。またそれらの成果はプロジェクトの関係各位で合意できている必要がある。

2.最良のチームを育てる

プロジェクト開始直後から完璧なチームにはなり得ない。やる気のないメンバーもいれば、スキルが足りないメンバーもいるだろう。しかし、プロジェクトを成功させるためには経験や訓練の不足・家庭の問題・優先順位の対立に折り合いをつけながらチームのやる気を高く保つ必要がある。マネジメントと動機付けのスキルを駆使して最良のチームを作る努力をしなければいけない。

3.プロジェクト計画書を作り更新を怠らない

計画書なしに集団を指揮して、共通の目標を達成するのは不可能。適度に詳細で内容がしっかりした計画書が必要不可欠。ただし、一度作って承認を得たものだからという理由で飾っておくべきものではありません。プロジェクトの状況に合わせて、適宜見直しを行い現実に即したものになっているかを常に確認しましょう。

4.本当に必要な資源を判断する

資源(ヒト・もの・金)がなければプロジェクトを実施することはできません。資源が十分に確保できないのであれば、少ない資源の中で達成できる目標に変更する必要があります。
上司に何を言われようとも、野菜を絞って血を出すことはできない。

5.現実的なスケジュールを作る

スケジュールが妥当でなければ、プロジェクトは成功せず、期限を守ることは絶対できません。正当な理由もなしにスケジュールを変更すると、プロジェクトマネージャーとしての信頼感をひどく損ねます。もしスケジュールを変更する必要がある場合は、適切なプロセスと承認・合意を経て変更するべきです。

6.できる以上のことはやらない

プロジェクトの目標やスコープは正しく管理し、その内容を関係者に正しく周知しておくことが必要です。誰かのちょっとした言い分によって部分的に手厚い対処をしてはいけません。目標に即しており、実現可能性のあるゴールのみを目指すべきです。

7.常に人を大切にする

プロジェクトの成功は報告書やチャート・コンピューターではなく人にかかっていることを忘れてはいけない。プロジェクトをマネジメントするのも作業を実行するのも、最終成果物に喜ぶのも(文句をいうのも)全ては人です。プロジェクトの最終成果物が人の役に立たなければプロジェクトは失敗です。例え、どんな苦境にあろうともプロジェクトに関係する人に害を与えるようなマネジメントになってはいけません。

8.正式な支援を取り付け継続して確認する

プロジェクトに資源を提供してくれる人や何かしらプロジェクトから影響を受ける人にの全員から公式に承認・合意を取り付ける必要があります。また、一度承認をもらったら終わりではなく、ステークホルダーにはプロジェクトに継続して関心を持ち続けてもらう必要があります。上司が始めたプロジェクトにも関わらず、上司が無関心であったら何の評価も受けれません。

9.変更を躊躇しない

やむを得ない事情で当初のプロジェクトの計画に変更を強いられる局面は必ずしも存在します。その際に覚えておく必要があるのは、変更に対してノーというのではなく、変更によって、時間・コスト・品質にどのような影響があるかを分析し、関係者に伝え、再度合意を取り付けることが必要です。

10.現状を周知する

プロジェクトの進捗や問題点・変更点については関係各位に常に周知しなければいけません。これにはひたすらコミニケーションを取るしかありません。コミニケーションや連絡を怠ってはいけません。

11.新しいことに挑戦する

プロジェクトでは標準的なツールは利用できても不確実性が高いため過去の資料と全く同じものを使いまわせることはありません。その都度・プロジェクトのニーズに合わせて必要なツールや手法を採択し、新しい道を切り開いていく必要があります。

12.リーダーとなる

計画を策定し、工程を監視・コントロールするだけではいけません。チームメンバーやステークホルダーに対してリーダーシップを発揮し、知恵とやる気の源泉となる必要があります。リーダーシップがなければ、例え、プロジェクトの調整を上手にやったとしても目標は達成できません。

終わりに

言葉にして書き出してみると、そりゃそうだ。単純なこと。というのが多いけれども、実際上の業務に照らし合わせてみると全然できてないことがあることを再認識。プロジェクトが失敗した場合、そのほとんどの原因が分析可能と筆者は書く。定期的にこの成功要因を見直し、プロジェクトのヘルスチェックをすることで、失敗する要因を早めに回避し、成功するマネジメントをしたいものです。

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